Votre mission
Nous recherchons notre futur Coordinateur Administratif H/F au siège situé à Lille.
Dans le cadre de la stratégie de la Direction Adjointe au DGA Clients, le coordinateur administratif propose et met en œuvre l’ensemble des outils nécessaires au suivi et à l’optimisation de l’activité.
Par son rôle d’interface et d’animation, il organise et assure la collecte, la mise en forme et la synthèse des informations à valeur transversale nécessaire à l’activité de l’équipe.
Les missions seront les suivantes :
Mission d’Interface
Il représente sa direction et concourt à la bonne image de celle-ci sur demande de son Directeur lors de réunion interne et externe mais aussi dans le relationnel partenarial et professionnel de la Direction.
Missions Administratives
- Assure la gestion administrative du personnel : suivi des absences, congés, des horaires, des plannings, note de frais
- Assure le suivi de différents dossiers à la demande de sa Direction. Il prend en charge certaines missions ponctuelles ou définitives confiées par son Directeur, en fonction de l’actualité du moment.
- Prépare les dossiers du Directeur avant chaque réunion,
- Gère les tableaux de bord pour le suivi des dossiers internes de la Direction
- Classe et archive les dossiers,
- Mène à bien toutes les autres tâches administratives qui lui sont confiées.
- Assure le suivi et la distribution du courrier de la Direction
Missions logistiques
- Prend en charge toute la logistique autour de ces réunions (invitations, réservations des salles, réservation restaurants, ou des buffets, réservation des véhicules, des stationnements au siège, accueil des participants, signature des feuilles de présence, prestations et organisation des services autour de ces réunions…),
- Prépare les dossiers pour ces différentes réunions et s’assure qu’ils soient complets afin que l’organisateur dispose de toutes les informations nécessaires pour mener ces réunions,
- Rédige des comptes rendus et tient compte des délais à respecter
Missions Budgétaires
- Participe à l’élaboration du budget pour la Direction.
- Assure son suivi et fait des prévisions
- Alerte et veille à l’optimisation des utilisations budgétaires
- Suit les délais moyens de paiements et autres échanges avec les prestataires
Votre profil
De formation supérieure (BAC+2 BTS Assistant PME/PMI), vous avez une première expérience réussie sur un poste identique de minimum 2 ans.
Une bonne connaissance des outils bureautiques (Suite Office) est indispensable pour le poste.
Voici différents aspects qui vous permettrons de réussir au mieux dans vos missions :
- Votre organisation
- Votre écoute et discrétion
- Votre réactivité
Type de contrat et rémunération
Poste à pourvoir en CDI dès que possible
Rémunération entre 26K€ et 28K€
Télétravail possible / Tickets restaurants / RTT / Prime d’intéressement / Plan d’épargne entreprise / Mutuelle d’entreprise / Comité Social et Économique actif offrant de nombreux avantages / Prise en charge à 100% des frais de transports publics dans le cadre du trajet domicile-travail.
Si vous vous reconnaissez dans ce profil et que le challenge vous intéresse, rejoignez nos équipes où vous serez formé et accompagné.